Sala na konferencję – jakie powinna spełniać wymagania?

Maciej Piwowski
24.05.2018

Przygotowywanie konferencji biznesowej nie jest łatwym zadaniem. Przekonali się o tym szczególnie ci, których zadaniem było znalezienie i zarezerwowanie odpowiedniej sali, w której całe wydarzenie miało się odbyć. Godziny szukania, dzwonienia, ustalania i jeżdżenia mogły zostać skrócone, jeśli znajoma byłaby nam wiedza dotycząca odpowiedniego konfigurowania sali pod kątem profilu naszego eventu.

Są jednak takie kwestie, które powinny łączyć wszystkie sale konferencyjne – bez względu na to, gdzie się znajdują, do jakich wydarzeń zostały przygotowane czy ile osób będzie brało udział w wydarzeniu w nich organizowanym. Mowa o kwestiach uniwersalnych, ułatwiających udział i stworzenie konferencji.

1. Wyposażenie sali i jej możliwości techniczne

Nie da się ukryć, że to od wyposażenia sali będzie naprawdę wiele zależało. Zaczynając od oświetlenia, które jest szczególnie ważne przy konferencjach opartych na wykładach i prelekcjach, poprzez nagłośnienie, które jest obligatoryjne podczas wydarzeń skupiających dużą ilość osób, elementy wizualne (takie jak rzutnik i projektor), które odgrywają dużą rolę podczas prezentacji, a na dostępności bezprzewodowego Internetu kończąc.

Dopiero połączenie wszystkich tych czynników pozwoli nam być spokojnymi o powodzenie całego wydarzenia.

2. Udogodnienia dla Gości - przykłady

Trzeba pamiętać, że konferencja powinna podobać się przede wszystkim jej uczestnikom, a więc Gościom, których na nią zaprosimy. To oni przecież wyrobią sobie zdanie o nas i naszej firmie na podstawie poziomu jakości wydarzenia. Warto więc zadbać o to, by czuli się jak najlepiej i mogli liczyć na duże udogodnienia.

Po pierwsze – trzeba pamiętać o tym, by zorganizować poczęstunek oraz kawę, a w przypadku dłuższych wydarzeń – również obiad. Kilkugodzinne prezentacje są naprawdę męczące i absorbujące. Aby nasi Goście nie stracili energii i chęci do udziału w dalszych częściach programu – trzeba zadbać o to, by nie byli głodni i zorganizować w ciągu dnia kilka przerw kawowych oraz przerwę obiadową.

Po drugie – darmowy parking dla samochodów. Możemy mieć pewność, że większość Gości (szczególnie podczas wydarzeń kilkudniowych) przybędzie do nas samochodami. Dużym błędem wizerunkowym jest niezadbanie o to, by mogli oni bezpłatnie skorzystać z parkingu przy obiekcie.

Po trzecie – noclegi. Jeśli planujemy zorganizować wydarzenie kilkudniowe, musimy zadbać o to, by nasi Goście mieli gdzie spać. Bardzo dobrym rozwiązaniem byłoby tu zarezerwowanie sali konferencyjnej w hotelu, a wraz z nią – pokoi, w których nasi uczestnicy będą mogli wypocząć i naładować baterie przed kolejnym dniem aktywnego uczestnictwa w wykładach.

Szukasz miejsca pod organizację konferencji? Sprawdź ofertę https://hanzapalac.pl/5/konferencje

Informacja prasowa

Zgłoś swój pomysł na artykuł

Więcej w tym dziale Zobacz wszystkie

Ważne: Użytkowanie Witryny oznacza zgodę na wykorzystywanie plików cookie. Szczegółowe informacje w Polityce prywatności.